Бюджетний процес на 2019-20 рр

• Зменшити бюджет на 3 мільйони доларів США на фінансові роки 2020-22, залишаючись конкурентоспроможними та керованими місією
• Наскільки це можливо, збережіть існуючі пріоритети ради освіти та коледжу (див. нижче).
• Досягніть цього за допомогою стратегічних/цільових скорочень, підвищення ефективності та підвищення прибутку
• Етап протягом двох років
• Зберегти масштаб скорочення бюджету лише до загальних фондів, а не до коштів підприємств

2019-20 ФІНАНСОВИЙ РІК РАДА ПРІОРИТЕТІВ ОСВІТИ CCC

• Керовані шляхи
  • Продовжити відповідне планування та впровадження
• Різноманітність та залучення (DEI)
  • Продовжити відповідне планування та впровадження
• Фінансова стійкість
  • Утримання студентів
  • Збільшення набору
  • Створення ефективності
  • приносить дохід
• Залучення громади

2017-21 ФІНАНСОВИЙ РІК СТРАТЕГІЧНІ ПРІОРИТЕТИ CCC

• Коледж Готовність: Зміцнюйте партнерські відносини з навчальними програмами, навчанням і студентськими службами зі середніми школами в окрузі нашого коледжу, щоб підвищити готовність до Clackamas Community College.
• Фінансова стійкість: Збільшити інституційні ресурси та потенціал для кращого виконання нашої місії.
• Академічні інновації та актуальність: Продовжуйте створювати загальний портфель високоякісних, релевантних, інноваційних і заснованих на фактах навчальних методів, програм, середовищ і моделей, щоб краще обслуговувати наших студентів і спільноту
• Керовані шляхи: Студенти, які бажають отримати ступінь і сертифікат, матимуть чітко сформульовані керовані освітні та кар’єрні шляхи, засновані на заявлених намірах кожного студента.

• Забезпечте достаток спілкування протягом усього процесу.
• Обережно підходьте до скорочення бюджету.
• Зведіть до мінімуму негативний вплив на успішність студентів, академічні успіхи, здоров’я та безпеку студентів і співробітників.
• Приймайте рішення на основі даних.
• Визначте розумну ефективність, де це можливо.
• Виховуйте у кожного працівника почуття відповідальності за фінансове управління CCC і фінансове управління.
• Забезпечити процес спільного управління.
• Забезпечте людям час для обробки, реакції та зважування.
• Поясніть, де приймаються рішення, а де перевіряються ідеї.
• Дбайте один про одного протягом цього процесу (наприклад, керуйте стресом і тривогою).

Цієї осені Кабінет керівництва коледжу та Консультативна група з питань бюджету встановили та узгодили наступні ключові критерії для оцінки ідей скорочення бюджету. Напрямки академічної програми будуть далі оцінюватися на основі рубрики, яка враховує різноманітні внутрішні та зовнішні фактори.

Як це скорочення бюджету конкретно та безпосередньо впливає на:

• Успіх студента?
• Академічні досягнення?
• Здоров'я та безпека студентів і працівників?
• Операції кампусу, такі як чистота та технічне обслуговування приміщень, територія та естетика будівлі чи комфортна температура в будівлі?
• Здатність персоналу та студентів отримувати технологічну підтримку?
• Операції коледжу, пов’язані з людськими ресурсами та бізнес-послугами?
• Стратегічні пріоритети коледжу та цілі освітньої ради?
• Набір і зарахування студентів?
• Потік доходів коледжу зараз чи в майбутньому?
• Поточні витрати на майбутні витрати, які будуть складені?
• Зусилля щодо взаємодії та партнерства з зовнішніми організаціями?
• Юридичні повноваження чи вимоги?
• Чи здатний коледж виконувати свою місію?

CCC розробив цільові показники скорочення бюджету для коледжу, щоб досягти цільового скорочення загального бюджету на 3 мільйони доларів. Це лише цільові показники, і скорочення не будуть застосовані в усіх напрямках. CCC використовуватиме стратегічний підхід до скорочень, використовуючи наступні керівні принципи та критерії. Ці цілі призначені для створення відправної точки для ідей/концепцій скорочення.

CCC оцінить ідеї скорочення бюджету, щоб зважити альтернативи та вивчити вплив послуг, фінансовий вплив і потенційні небажані наслідки. Коли коледж оцінює ідеї скорочення бюджету, ми розглядатимемо довгостроковий вплив здатності CCC виконувати свою місію, цілі та пріоритети.

CCC залучатиме спільний процес управління, за допомогою якого будь-який працівник коледжу може подавати ідеї скорочення бюджету, і вони будуть перевірятися багатьма групами. CCC збиратиме інформацію від усієї спільноти після того, як буде проведено початкову перевірку та звуження потенційних скорочень у Консультативній групі з питань бюджету, Кабінеті керівництва та виконавчій команді.

CCC забезпечить прозорість у процесі перевірки, наскільки це можливо, враховуючи потенційних працівників і вимоги колективних договорів.

Коледж не прийматиме анонімні ідеї щодо скорочення бюджету, оскільки подальші запитання потрібно направляти тим, хто подає ідеї щодо скорочення бюджету.

Під час процесу скорочення бюджету коледж також шукатиме короткострокових дій для усунення бюджетного дефіциту. До них належать:

• Перевірка заповнення всіх вакантних або звільнених посад за допомогою існуючих процесів перевірки
• Продовження стратегічного плану управління зарахуванням
• Вивчення можливостей підвищення ефективності роботи
• Пошук альтернативних джерел доходу

Нижче наведено схему процесу скорочення бюджету. Зверніть увагу, що деякі дати можуть змінюватися, і це не вичерпний список.

• Вересень
  • Розробити процес скорочення бюджету та включити його до графіка процесу розробки бюджету.
  • Надіслати повідомлення всьому персоналу після служби.
• жовтень
  • Керівництво Кабміну обговорює/затверджує критерії скорочення бюджету.
  • Перше засідання бюджетної консультативної групи (BAG) для перегляду/затвердження критеріїв.
  • Комунікація всього персоналу щодо огляду та контексту процесу скорочення бюджету.
  • Створіть шаблон для співробітників, щоб подавати та оцінювати ідеї.
• листопад-січень
  • Декани та виконавчі директори розглядають подані ідеї в межах своєї сфери нагляду та визначають пріоритетність пропозицій.
  • Ідеї ​​скорочення бюджету, які не стосуються одного декана чи виконавчого директора, будуть передані на обговорення в Кабінет керівництва.
  • Усі списки першочергових скорочень бюджету від деканів та виконавчих директорів підуть на обговорення в Кабінет керівництва.
  • Після Кабінету керівництва всі пріоритетні списки від деканів і виконавчих директорів надійдуть до виконавчої команди для остаточного рейтингу.
  • Департаменти, яких це стосується, отримають завчасне повідомлення про можливе скорочення.
• січня
  • BAG, Кабінет керівництва та виконавча команда переглядають рейтинг ідей скорочення бюджету, щоб звузити список.
• лютого
  • Надішліть повідомлення всьому персоналу та відкрийте форуми, щоб поділитися варіантами скорочення.
  • Поділіться варіантами скорочення бюджету на Раді коледжу, Раді президентів, Асоційованому студентському уряді та зустрічі віце-президентів.
  • За потреби спілкуйтеся з тими, хто подає ідеї щодо скорочення бюджету.
• березня
  • Зустріч BAG розглядатиме апеляції від суб’єктів скорочення бюджету або інших осіб, які не бажають бачити запропоноване авансове скорочення.
• квітня
  • Останній прогноз бюджету надходить до Управління освіти.
• Може
  • Надіслати всім співробітникам повідомлення про остаточні рішення про скорочення, а пропонований бюджет буде подано до Управління освіти.
• червень
  • Бюджет затверджує педагогічна рада.

CCC використовуватиме принципи спільного управління для поширення та обміну інформацією зі спільнотою коледжу. Концепція спільного управління полягає в тому, щоб забезпечити участь персоналу та студентів у прийнятті рішень в атмосфері взаємної довіри та поваги. Метою спільного управління є досягнення рішень шляхом спільного процесу прийняття рішень.

Консультативна група з питань бюджету

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Синтія Різан, декан відділу технологій, прикладних наук і громадських послуг
• Джейсон Ковач, декан відділу інституційної ефективності та планування
• Сью Гоф, декан відділу мистецтв і наук
• Боб Кокран, декан Служби студентського містечка
• Діон Бейрд, декан служби інформаційних технологій
• Дарлін Гейгер, заступник декана відділу навчання та студентського обслуговування
• Дженніфер Андерсон, заступник декана відділу реєстрації та студентського обслуговування
• Джаретт Гілберт, заступник декана з технологій, прикладних наук і державних послуг і директор з медичних наук
• Шалі Ходжсон, заступник декана з технологій, прикладної науки та громадських послуг
• Ліза Рейнольдс, заступник декана відділу мистецтв і наук
• Катріна Бун, заступник декана, інституційна ефективність і планування
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Ліза Девідсон, виконавчий директор, зв’язки з бізнесом і промисловістю
• Том Сонофф, директор коледжу безпеки
• Адела Аргуелло, яка представляє Асоціацію викладачів повного робочого дня
• Леслі Орманді, президент Асоціації викладачів-заочників
• Келлі Лоуренс, співпрезидент Classified Association
• Андреа Чавайда, представник Classified Association
• Метт Гоф, президент адміністративно-конфіденційної групи
• Шейла Баак, представник Classified Association
• Дастін Дж. Бейтс, президент Асоціації викладачів повної зайнятості
• Джей Леук, представник Асоціації викладачів повного робочого дня
• Майкл Р. Прайс, який представляє Асоціацію викладачів неповного робочого дня

Кабінет керівництва

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Синтія Різан, декан відділу технологій, прикладних наук і громадських послуг
• Джейсон Ковач, декан відділу інституційної ефективності та планування
• Сью Гоф, декан відділу мистецтв і наук
• Боб Кокран, декан Служби студентського містечка
• Діон Бейрд, декан служби інформаційних технологій
• Дарлін Гейгер, заступник декана відділу навчання та студентського обслуговування
• Дженніфер Андерсон, заступник декана відділу реєстрації та студентського обслуговування
• Джаретт Гілберт, заступник декана з технологій, прикладних наук і державних послуг і директор з медичних наук
• Шалі Ходжсон, заступник декана з технологій, прикладної науки та громадських послуг
• Ліза Рейнольдс, заступник декана відділу мистецтв і наук
• Катріна Бун, заступник декана, інституційна ефективність і планування
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Ліза Девідсон, виконавчий директор, зв’язки з бізнесом і промисловістю
• Том Сонофф, директор коледжу безпеки

Рада Президентів

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Дастін Бейтс, президент Асоціації викладачів повного робочого дня
• Леслі Орманді, президент Асоціації викладачів-заочників
• Келлі Лоуренс, співпрезидент Classified Association
• Метт Гоф, президент адміністративно-конфіденційної групи
• Синтія Різан, голова ради коледжу

Виконавча команда

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду

• Прийнятий бюджет на 2019-20 рр
• Комплексний річний фінансовий звіт 2018-19
• Шаблон скорочення бюджету 2020-21
• Бюджетний комунікаційний план на 2020-21 рр
• Роздатковий матеріал бюджетного форуму

• З осені ми працюємо над процесом скорочення бюджету. До засідання ради освіти 11 березня коледж прогнозував дефіцит бюджету в розмірі 4.9 мільйона доларів США на третій рік нашого бюджетного прогнозу. Рада схвалила підвищення плати за навчання, що призвело до прогнозованого дефіциту в 4.3 мільйона доларів. Хоча багато скорочень, зроблених у рамках запропонованого бюджету, значною мірою зменшили цей дефіцит, наслідки, пов’язані з COVID-19, створили набагато більше невизначеності в прогнозі та можуть скласти від 5 до 10 мільйонів доларів США протягом наступних трьох років через багато великих потенційних впливів, ступінь кожного з них на даний момент невідома.
• Громадські коледжі в Орегоні мають три основні джерела фінансування: навчання та плата, державне фінансування та податки на майно. Ось що ми знаємо на сьогодні:
  • Навчання: У зв’язку з переходом до онлайн-навчання та необхідністю скасувати значну кількість курсів професійної технічної освіти, наш компенсований FTE знизився на 33% на весняний семестр. Ми можемо очікувати подальше зниження кількості вступників цього літа та якщо ми залишимося онлайн восени. З початку року ми знизили приблизно 1 мільйон доларів США в оплаті навчання порівняно з прогнозованим.
  • Державне фінансування: Ми почули від штату, що нам слід очікувати скорочення державного фінансування до 8.5% на дворічний період, яке повністю набуде чинності в нашому 2020-21 фінансовому році, що становить приблизно 4.8 мільйона доларів для CCC. Крім того, невідомо, яким буде наше фінансування на наступний дворічний період. Ми не дізнаємось до липня або серпня 2020 року.
  • Податки на майно: Під час Великої рецесії податки на нерухомість знизилися з 4.5% до приблизно 3%, а пізніше знизилися до 1-2%. Ми можемо оптимістично наблизитися до 3% цього наступного року, але це все одно буде впливом на мільйон доларів протягом наступних кількох років на прогноз.
• Посилання на оновлення бюджету Управління освіти від 13 травня: https://v3.boardbook.org/Public/PublicItemDownload.aspx?ik=46396232
• Ми подамо проект бюджету до бюджетного комітету 27 травня та 2 червня, а рада освіти ухвалить бюджет 24 червня.

• Короткострокові бюджетні питання – це питання, які мають одноразовий характер. Вам потрібно запровадити негайні та нетрадиційні ресурси, щоб пом’якшити ці одноразові дефіцити, щоб гарантувати, що у вас є кошти, щоб пройти до кінця фінансового року.
  • У 2020-21 у нас є потенційні одноразові проблеми на суму до 6 мільйонів доларів через COVID-19, і не вистачає одноразових коштів, щоб покрити цей дефіцит без шкоди для фінансового становища коледжу.
• Ми подаємо заявку на відшкодування витрат, пов’язаних з COVID-949,000, до XNUMX XNUMX доларів із федеральних фондів допомоги.
• Після липня ми поглибимо список скорочень бюджетного процесу на 2020-21 фінансовий рік.
• Кошти, спочатку призначені на інновації, обладнання та капітальне технічне обслуговування, будуть перепрофільовані, щоб підтримати баланс наступного року.
• Інші залишки резервного фонду переглядаються, і в крайньому випадку можна використовувати кінцеві резерви загального фонду.
• Ми заморожуємо наймання майже на всі вакантні посади.
• Класифіковані посади з неповним робочим днем ​​були звільнені, де це було можливо, через відсутність роботи.
• Можуть мати місце інші відпустки для інших груп працівників.
• Ми виступаємо за потенційні федеральні кошти, які можуть надходити через штат до коледжу.
• Ми зустрічаємось із законодавцями штату 27 травня, щоб повідомити їм про вплив COVID-19 на коледж і продемонструвати необхідність підтримки рівня державного фінансування.

• Проблеми з довгостроковим прогнозом тривають, структурні дефіцити – по суті, доходів від операційної діяльності (податки на майно, державне фінансування та оплата навчання) недостатньо, щоб покрити витрати на функціонування коледжу (насамперед, це витрати на персонал).
• На даний момент коледж працює зі структурним дефіцитом протягом трьох років поспіль (спалюючи свої відкладені резерви з попередніх років).
• Існуючий структурний дефіцит становить від 2.5 до 3 мільйонів доларів США на рік і зростає з кожним роком до 5 мільйонів доларів США на рік у наступному дворічному періоді, якщо фінансування Фонду підтримки громадських коледжів (CCSF) залишиться на рівні 641 мільйона доларів США.
  • Коледж готувався до масштабного скорочення персоналу найближчим часом через існуючий структурний дефіцит, який ми мали до COVID-19.
• Що зазнає впливу на наш довгостроковий структурний дефіцит?
  • Якщо фондовий ринок не повернеться до позитивного прибутку за поточний календарний рік, ставки PERS можуть вплинути на бюджет на цілих 1 мільйон доларів на рік, починаючи з 2021-22 фінансового року.
  • Потенційні майбутні скорочення розподілу CCSF. Існуючий прогноз передбачає фінансування в розмірі 641 мільйон доларів. Є більше показників того, що наступного дворічного періоду ця сума може зменшитися, а не збільшитися.
  • Зменшення збору податку на майно
  • Нестабільність зарахування
• Скільки нам потрібно заощадити, щоб впоратися з цим?
  • Нам потрібно скоротити принаймні 3 мільйони доларів зараз, щоб уникнути структурного дефіциту в прогнозі, оскільки дефіцит зростатиме разом із наслідками COVID-19 у наступні роки.
  • У майбутньому ми можемо мати додаткові скорочення за рахунок підвищення ставок PERS або скорочення CCSF, а також змін до будь-якого з наших трьох основних потоків фінансування.
• Як це пов'язано зі звільненнями?
  • Постійні скорочення необхідні для вирішення поточного структурного дефіциту.
  • Бюджет коледжу становить 84% кадрового складу, що не передбачає багато альтернатив скороченню посад.
• У нас є структурний постійний дефіцит, який потрібно вирішити шляхом скорочення поточних витрат (а не одноразових стратегій, таких як резерви чи кінцевий залишок коштів).
• Бюджетний дефіцит на 2020-21 фінансовий рік настільки зріс з початку COVID-19, що коледж не може покладатися лише на короткострокові стратегії та має перейти до більш масштабних довгострокових дій, враховуючи кількість невизначеностей і ймовірність того, що довгострокові термін, структурні проблеми погіршаться, перш ніж покращаться.

• Ми багато думали про це та обговорювали це з Радою освіти та асоційованим студентським урядом. Ми вирішили не підвищувати плату за навчання в середині року вище затвердженого збільшення на 5 доларів США на 2020-21 навчальний рік з кількох причин:
  • Студенти місцевих коледжів є одними з найбільш уразливих членів громади, і вони зараз стикаються з фінансовими проблемами.
  • Плата за навчання як частина доходу коледжу приносить приблизно 14.5 мільйонів доларів на рік. Підвищення вартості навчання на 1 долар за кредитну годину принесе додаткові 140,000 XNUMX доларів на рік.
  • Для того, щоб збалансувати структурний дефіцит, збільшення плати за навчання становитиме понад 20 доларів США за кредитну годину.

• Нижче наведено скорочення бюджету, які були виявлені протягом року та включені до запропонованого бюджету на 2020-21 роки.

• Додаткові скорочення бюджету зі списку можуть бути зроблені після 1 липня. Інші можливі скорочення включають, але не обмежуються:
  • Три дні відпустки для всіх співробітників
  • Вечірнє ущільнення простору
  • Ліквідація бюджету розвитку лідерства
  • Перенесення використання Резервного фонду PERS на один рік вперед
  • Скорочення інноваційного фонду
  • Зменшення фонду обладнання
  • Зменшення фонду основного утримання
  • Зменшення резервного фонду ІТС Enterprise System

• Кінцевий залишок коштів є одноразовим джерелом коштів для пом’якшення негайного, короткострокового дефіциту бюджету. Після використання формальний, письмовий план має бути представлений Раді освіти для поповнення, щоб ці кошти не відповідали необхідним поточним структурним скороченням.
• Раді з питань освіти потрібно буде змінити Політику кінцевого балансу коштів на постійне скорочення, і це, знову ж таки, створить лише одноразову економію, а не запобіжить масштабному скороченню персоналу для виправлення довгострокового структурного дефіциту.
• Найкращі практики Асоціації державних фінансових службовців (GFOA) щодо кінцевих залишків коштів наразі становлять 10% від операційних доходів (майже всі коледжі в Орегоні дотримуються цього стандарту).
• Кредитні рейтинги та рейтинги облігацій коледжу базуються на узгодженні нашої політики кінцевого залишку коштів із найкращими практиками.

• Коледж обговорював дві форми відпусток:
  • Відпустки можуть бути, коли працівник тимчасово не має роботи.
  • Відпустки також можуть бути неоплачуваними робочими днями протягом року.
• Звільнення - це коли посада ліквідується.

• У березні ми повністю звільнили 51 сумісника через відсутність роботи.
• 15 травня ми повідомили про звільнення 21 посаду на повну зайнятість, одну посаду на неповний робочий день і скоротили робочі години чотирьом співробітникам. 21 звільнення на повний робочий день і одне звільнення на неповний робочий день приносять 1.8 мільйона доларів США, а чотири працівники зі скороченим робочим часом приносять 165,000 XNUMX доларів США.
  • Зараз є вісім вакантних посад, які ми не заповнюємо.
• Якщо Класифікована асоціація дає відпустки, чи можна відновити деякі звільнення?
  • Відпустки є одноразовими заощадженнями, а не постійними; отже, відпустки можуть потенційно відкласти деякі майбутні скорочення, але вони не усувають потреби у звільненнях.

• Вісім штатних посад було призупинено, щоб забезпечити можливість додаткової економії заробітної плати в бюджеті на 2020-21 фінансовий рік.

• На викладачів-заочників вплинула менша кількість розділів курсів, доступних для викладання, і невизначеність щодо того, чи будуть доступні майбутні розділи.

• Адміністрація зіткнеться з 10% скорочення персоналу, що буде еквівалентно ліквідації чотирьох посад.
• Крім того, буде принаймні 6-8 днів відпустки протягом наступного року для адміністрування/конфіденційності, залежно від доходу та рівня в організації.
• Заморожування найму застосовується до більшості вакантних адміністративних посад.

• Коледж повідомив, що в процесі скорочення бюджету можуть звільнитися до 45 FTE (еквівалент повної зайнятості). Це може статися в процесі розробки осіннього бюджету, і це число є репрезентативним для звільнень у всіх групах працівників.
• Наразі це включає 21 звільнення секретного персоналу разом із ліквідацією еквівалента чотирьох адміністративних посад і восьми штатних посад викладачів, які зараз відкладено.
• Посади, які ліквідовувалися, були порівну розподілені між службою навчання та студентів і службою коледжу.

• Хто брав участь?
  • Обговорення відбулися в Кабінеті керівництва, адміністрації та виконавчій команді.
• Яким був процес і цінності?
  • Наскільки це можливо, дозвольте учням продовжувати просуватися вперед
  • Виконувати розпорядження губернатора
  • Забезпечити безпеку та здоров’я наших студентів, викладачів і персоналу
  • Зберігати платоспроможність коледжу; щоб виконати наше юридичне зобов’язання мати збалансований бюджет у світлі значного негативного впливу на наші основні потоки фінансування внаслідок COVID-19 (плата за навчання та плата, державне фінансування та податки на майно)
  • Щоб мінімізувати вплив на студентів, коли і де це можливо
  • Забезпечити підтримку критично важливих бізнес-операцій коледжу
  • Щоб прийняти рішення про звільнення та/або відпустку на основі наявної роботи
• Чому спочатку не ліквідували всі посади з пробацією?
  • Коли скорочення відбуваються в певному відділі, де є співробітники, які проходять випробувальний термін, ці посади, які проходять випробувальний термін, спершу ліквідуються.
• Чому класифіковані посади на неповний робочий день не ліквідовуються раніше, ніж на штатні?
  • Посади на неповний робочий день не є частиною підрозділу переговорів ACE/Classified, і немає вимог скорочувати ці посади перед скороченням на повну зайнятість.

• Ми знаємо, що через наслідки COVID-19 постають серйозніші фінансові проблеми, і ми не хотіли приймати серйозні кадрові рішення влітку, коли у деяких людей закінчується контракт.
• Ми також знаємо, що чим довше ми чекаємо, тим глибші скорочення нам потрібно буде зробити, і ми матимемо менше гнучкості та ресурсів для цього.
• Можливість того, що держава зможе збільшити або зберегти Фонд підтримки громадського коледжу (CCSF), невелика. Малоймовірно, що вони можуть зрівнятися з нашим поточним CCSF, і немає передбачуваного полегшення в короткостроковій перспективі.

• Процес скорочення/скасування академічних програм є засобом оцінки академічних програм і предметних областей на основі їх вартості та внеску в коледж і суспільство. Оцінка може призвести до скорочення або скасування академічних програм чи предметних галузей у коледжі. Наразі пропонується працювати в чотири етапи; однак процес відкритий для перегляду на основі відгуків коледжу.  
  • Перший етап завершено, створено та перевірено критерії та процес, який просунувся вперед. Цей процес включає метод розуміння доходів і витрат програм і предметних галузей.
  • Другий етап передбачає створення рубрики на основі інших нефінансових критеріїв для визначення життєздатності програми або предметної області. Він також включає аналіз програм на основі доходів і витрат.
  • Третій етап передбачає застосування рубрики до програм і предметних галузей, витрати на які перевищують доходи, які вони створюють. Кількість програм і предметних галузей буде звужено через другу та третю фазу.  
  • Тому четвертий етап включатиме набагато меншу кількість програм і предметних областей. Віце-президент з навчання та студентського обслуговування та декани з навчання та студентського обслуговування відповідатимуть на конкретні запитання щодо впливу скасування або скорочення програми та створять звіт для виконавчої команди. Після цього Виконавча команда прийматиме рішення щодо програм і предметних областей на основі цього звіту.   
• Хто бере участь?
  • Перший етап: віце-президент з навчання та обслуговування студентів, декани з навчання та обслуговування студентів, рада президентів, рада коледжу, спільнота коледжу.  
  • Етап другий: Робоча група з класифікованих, штатних викладачів, викладачів, які працюють за сумісництвом, і віце-президента з навчання та обслуговування студентів; Декани навчально-виховної та студентської служби, декан бізнес-служби.  
  • Третій етап: віце-президент з навчання та обслуговування студентів і декани з навчання та обслуговування студентів; рада коледжу; Рада Президентів; спільнота коледжу.
  • Четвертий етап: віце-президент з навчання та обслуговування студентів; Декани навчально-виховної та студентської служби; Рада Президентів; рада коледжу; виконавча команда; та спільнота коледжу.    
• Яка часова шкала?
  • Роботи розпочато восени 2019 року. 
  • Перший етап завершено.
  • Виконується другий етап, зима, весна 2020 року.
  • Друга, третя фази завершено, осінь 2020 року. 
  • Четвертий етап розпочато восени 2020 року, завершиться до січня 2021 року.

• Що це таке?
  • Реорганізація — це план організації відділів навчання та обслуговування студентів (InSS), щоб зменшити кількість персоналу, але при цьому надавати підтримку та послуги викладачам, співробітникам і студентам.      
    • Проект реорганізації InSS

• Хто бере участь?
  • На початку травня до деканів навчальної та студентської служб звернулися з проханням надати пропозиції щодо можливої ​​реорганізації своїх підрозділів у рамках розгляду звільнення персоналу. Декани InSS зробили це анонімно, а віце-президент CCC з навчання та обслуговування студентів включив спільні пропозиції до плану. Декани InSS зустрілися, щоб обговорити план, зваживши плюси та мінуси пропозицій.
• Чому зараз?
  • Тепер реорганізація дозволяє коледжу вирішити структурний операційний дефіцит (якщо він не зростає) у спосіб, який найкраще узгоджується з обслуговуванням студентів.
  • Фінансові проблеми вимагають від коледжу трансформації та адаптації.
• Коли це почнеться? 
  • З 18 травня по 26 червня будуть запрошені коментарі та консультації від студентів. Остаточні рішення будуть прийняті до 30 червня. Початок впровадження з 1 серпня.
  • Початковий процес звільнення секретних працівників має завершитися в середині липня. Однак процес вибухання може тривати протягом літа. Ми зробимо все можливе, щоб розмістити працівників до початку осіннього семестру. 
• Відділ обслуговування коледжу теж реорганізовується?
  • Наразі Служба коледжу не зазнає жодних організаційних змін.

• Протягом цьогорічного процесу розробки бюджету спільне управління та комунікація були критично важливою частиною роботи. На початку коледж визначив сферу діяльності та цілі, пріоритети та керівні принципи, які можна знайти нижче на цій веб-сторінці.
• Використовувані шляхи спільного управління та зв’язку включають, але не обмежуються:
  • Засідання консультативної групи з питань бюджету
  • Засідання Ради Президентів
  • Засідання ради коледжу
  • Засідання Кабінету Керівництва
  • Засідання Педагогічної ради
  • Засідання голів відділів і директорів
  • Асоційовані засідання студентського самоврядування
  • Засідання адміністрації/асоціації
  • Бюджетні форуми
  • Опитування форуму щодо бюджету
  • Часте спілкування електронною поштою
  • Тім говорить
  • Оновлення сайту бюджетного процесу

• Завершити процес прийняття бюджету на 2020-21 фінансовий рік:
  • 27 травня – Бюджетний комітет CCC розглядає запропонований бюджет
  • 2 червня – Бюджетний комітет ТТС затверджує бюджет
  • 24 червня – Освітня рада CCC приймає рішення щодо прийняття бюджету
• Завершити перевірку плану реорганізації навчання та студентської служби
• Продовжуйте відстежувати фінансові важелі, які впливають на прогноз
• Продовжуйте працювати з переговорними групами щодо впливу, пов’язаного з COVID-19
• 20 числа держава оприлюднила травневий прогноз, який дав нам кращу картину державного фінансування.
• Загальноштатні бюджетні форуми у четвер, 21 травня, о 3 та в п’ятницю, 22 травня, о 10.
• Цілком ймовірно, що законодавча влада штату збереться цього літа, щоб оголосити про коригування бюджету, включаючи скорочення фінансування громадських коледжів.

• Фонд зібрав понад 150,000 19 доларів США через свій Фонд допомоги COVID-XNUMX, щоб забезпечити підключення до Інтернету, комп’ютери, плату за навчання та навчальні матеріали, щоб забезпечити доступність освіти для всіх студентів.
• Студентські служби перевели всі свої послуги в Інтернет, щоб допомогти майбутнім і поточним студентам. Вони працюють над Virtual One-Stop, яка буде доступна в Інтернеті.
• Президент Кук зібрав команду інновацій, щоб досліджувати нові шляхи отримання прибутку для коледжу.
• Служба зв’язків із коледжами та маркетингу проводить серйозну весняно-літню маркетингову кампанію для старшокласників, студентів чотирирічного університету та переміщених працівників, а також кампанію для утримання студентів.

Шановні колеги,

Сподіваюся, що цей електронний лист добре знайшов вас. Минув місяць після останнього оновлення бюджету, і хоча ми все ще працюємо вдома та навчаємо онлайн, ми починаємо краще розуміти вплив COVID-19 на громадські коледжі.

З осені ми працюємо над процесом скорочення бюджету. До засідання ради освіти 11 березня коледж прогнозував дефіцит бюджету на третій рік нашого бюджету в розмірі 4.9 мільйона доларів. Того вечора рада схвалила підвищення плати за навчання, що призвело до прогнозованого дефіциту в 4.3 мільйона доларів. Зараз ця цифра різко зросла.

Нагадаємо, громадські коледжі в Орегоні мають три основні джерела фінансування: навчання та плата, державне фінансування та податки на майно. Ось що ми знаємо на сьогодні:

• Плата за навчання: у зв’язку з переходом до онлайн-навчання та необхідністю скасувати значну кількість курсів професійної технічної освіти, наш компенсований FTE знизився на 29% на весняний семестр. Ми можемо очікувати подальше зниження кількості вступників цього літа та якщо ми залишимося онлайн восени. З початку року ми знизили приблизно 1 мільйон доларів США в оплаті навчання порівняно з прогнозованим.

• Державне фінансування: ми почули від штату, що ми повинні очікувати скорочення державного фінансування до 25% на наш 2020-21 фінансовий рік, що становить приблизно 4.8 мільйона доларів для CCC. Крім того, невідомо, яким буде наше фінансування на наступний дворічний період.

• Податки на майно: під час Великої рецесії податки на майно знизилися з 4.5% приблизно до 3%, а пізніше знизилися до 1-2%. З оптимізмом ми могли б наблизитися до 3% цього наступного року, але це все одно буде приблизно 300,000 XNUMX доларів США щорічного впливу на бюджет.

Разом із зменшенням доходів зростають наші витрати. Витрати на PERS продовжують зростати, і збільшуються витрати, пов’язані з новими контрактами про асоціацію.

Наступні кроки

Виконавча команда працює над рекомендованими скороченнями бюджету, які мають бути відображені в річному бюджеті, який затверджується Бюджетним комітетом і приймається Радою освіти.

Ми також оцінюємо додаткові бюджетні стратегії, зокрема:

• Відпустки для всіх співробітників
• Зменшення на рівні фонду (наприклад, резервний фонд PERS, інноваційний фонд)
• Скорочення/скасування академічної програми
• Наймання зависає
• Тимчасові відпустки
• Звільнення

Я також попросив групу волонтерів почати думати про інновації та стратегії просування в коледжі. Ця група шукатиме способи залучити більше доходів і студентів до коледжу.

Це непрості рішення. Ми вже худі, і кожна позиція цінується. Продовжуючи скорочувати бюджет, ми дотримуватимемося нашої мети — завдати найменшої шкоди нашим студентам, нашим службам, викладачам і співробітникам, залишаючись фінансово стабільними.

Майбутні дати

• 27 травня – Бюджетний комітет CCC розглядає запропонований бюджет
• 2 червня – Бюджетний комітет ТТС затверджує бюджет 
• 24 червня – Освітня рада CCC приймає рішення щодо прийняття бюджету

Щоб отримати додаткову інформацію щодо процесу скорочення бюджету, надішліть електронну пошту budget@clackamas.edu.

Нарешті, я хочу подякувати всім вам за адаптацію до нашого нового середовища навчання та роботи, а також за вашу відданість нашим студентам і коледжу. Ви подолали багато непередбачених перешкод і знайшли інноваційні рішення. Ми й надалі стикатимемося з труднощами, оскільки ми працюємо згідно з державними мандатами та на шляху відновлення. Зараз ми переживаємо важкі часи, але разом ми їх переживемо. Добре.

З повагою,

Тім

Дорогі колеги,

Я пишу сьогодні, щоб повідомити спільноту коледжу, що після консультації з виконавчою командою та кабінетом керівництва я вирішив скасувати звільнення/скорочення посад, а також реорганізацію служби навчання та студентів (InSS). Усі повідомлення про звільнення, надіслані класифікованим працівникам, скасовуються.

Причина такого рішення двояка. По-перше, інформація, яку ми отримуємо від держави щодо фінансування, постійно змінюється, а по-друге, я чув від багатьох із вас, хто вважає, що коледж рухається надто швидко з цими змінами.

Ще в квітні Координаційна комісія з питань вищої освіти (HECC) наказала коледжам підготуватися до скорочення державного фінансування на 8.5% у 2019-2021 роках через економічні наслідки COVID-19. Це призвело до скорочення на 22.7% у середині фінансового року (2020-2021), що дорівнювало скороченню нашого бюджету на 4.8 мільйона доларів. Нам також сказали, що ми можемо очікувати значного падіння державних доходів у 2021-2023 роках, що, у свою чергу, створить похмурий довгостроковий прогноз державного фінансування.

Взявши цю інформацію в поєднанні з нашим існуючим структурним операційним дефіцитом у розмірі 3 мільйонів доларів США за 2021-22 фінансовий рік і втратою доходу від навчання на весняний семестр у розмірі понад 1 мільйона доларів США, ми визначили невідкладну потребу в економії зарплати, щоб збалансувати бюджет у майбутньому. У четвер, 11 червня, повідомлення, яке ми чули від HECC, різко змінилося. Нам сказали, що їхня початкова оцінка скорочень може бути неточною, і, ймовірно, відсоток становитиме близько 3%, що становить 1.7 мільйона доларів для CCC.

Сьогодні було оголошено, що законодавчий орган штату збереться на спеціальну сесію, яка розпочнеться 24 червня, щоб внести поправки до бюджету, які можуть вплинути на наше державне фінансування. Будь ласка, зверніть увагу, що, хоча є крапка надії щодо державного та федерального фінансування, коледж все ще має структурний операційний дефіцит, який нам потрібно вирішити, але це дає нам час, щоб залучити більше персоналу та викладачів до процесу. Я чітко чув, що ви хочете повідомити про звільнення та реорганізацію.

Які скорочення бюджету, пов’язані з працівниками, ще відбуваються?

• Класифікована асоціація: програма Work Share триватиме до 26 липня з можливістю продовження, якщо програму буде продовжено. Вакансії все одно будуть заморожені.
• Неповний робочий день: Сумісники, які були звільнені через відсутність роботи, все ще залишаються у відпустці.
• Очний факультет: Восени будуть проведені обговорення щодо вакантних посад.
• Заочний факультет: Змін щодо заочного факультету немає.
• Адміністративні/конфіденційні: адміністраторська/конфіденційна участь у Work Share є необов’язковою, і необхідні 6-8 днів відпустки ще є.

Я зустрівся з керівництвом Classified Association щодо скасування звільнень, і з усіма постраждалими працівниками та їхніми директорами зв’язалися. Я визнаю травму, спричинену повідомленнями про звільнення, і нам все ще потрібно вести важкі розмови під час процесу розробки бюджету на наступний рік, починаючи з жовтня 2020 року. Але тепер у нас є більше часу, щоб вивчити наші варіанти та побачити, чи зможемо ми зберегти деякі позиції . З додатковим часом ми зможемо обговорити прогнозні сценарії, а також реорганізацію InSS із спільнотою коледжу.

Ми шукатимемо способи залучити вас під час бюджетного процесу на 2021-22 роки. Я інформуватиму та залучатиму спільноту коледжу, коли наш ландшафт фінансування стане зрозумілішим.

З повагою,

Тім

Шановні колеги,

Оскільки ми орієнтуємося на те, як ми пропонуємо високоякісну освіту нашим студентам у цей невизначений час COVID-19, коледж продовжує свою роботу, щоб збалансувати наш бюджет на наступний фінансовий рік. Наразі у нас є кілька відомих і багато невідомих через COVID-19.

З осені ми працюємо над процесом скорочення бюджету. До засідання ради освіти 11 березня коледж прогнозував дефіцит бюджету в 4.9 мільйона доларів. Того вечора рада схвалила підвищення плати за навчання, що призвело до прогнозованого дефіциту в 4.3 мільйона доларів.

Ми запросили вашу думку щодо скорочення бюджету, підвищення ефективності та ідей щодо отримання прибутку. Нам надійшло 37 пропозицій, які ми представили коледжу в лютому. У березні виконавча команда звузила перелік пропозицій до 20, які б збалансували наш бюджет. Ми дали час співробітникам і викладачам, щоб розглянути звужений перелік пропозицій і подати апеляції. Ми отримали чотири звернення, які Виконавча команда розгляне та прийме до розгляду. Також, намагаючись скоротити звільнення, ми також запропонували цієї весни стимули дострокового звільнення, якими наразі скористалися 19 осіб. Термін виконання цієї програми продовжено до 15 квітня.

Наступні кроки

• 6 квітня – Виконавча група розглянула звернення
• 6 травня - Бюджетний комітет CCC розглядає запропонований бюджет
• 13 травня - Бюджетний комітет ТТС затверджує бюджет
• 24 червня - Управління освіти CCC вживає заходів для прийняття бюджету

Вплив COVID-19

Зараз ми знаємо кілька речей про вплив COVID-19 на коледж, зокрема:

• На 20% зменшилася кількість набраних навесні порівняно з минулим роком
• Прогнозується додаткове збільшення наших ставок PERS на 3% через недавній економічний спад, що є значним

Наближаючись до кінця цього фінансового року, ми спостерігатимемо за багатьма важелями COVID-19, які також можуть вплинути на наш бюджет, як-от:

• Будь-яке зменшення/збільшення студентів, які платять за навчання
• Економія заробітної плати за рахунок раннього звільнення або вакансій
• Відновлення пакету стимулів
• Зменшення державного фінансування або скорочення на півроку

Коли ці впливи стануть більш очевидними, коледж вноситиме необхідні зміни. Цілком ймовірно, що протягом кількох років ми відчуватимемо наслідки цієї пандемії, як шкідливі, так і корисні.

Я знаю, що цей рік, а особливо ця весна, був важким для багатьох із нас. Я хочу подякувати спільноті коледжу за вашу участь і пристойність у процесі скорочення бюджету. Наші цілі полягали в тому, щоб завдати найменшої шкоди нашим студентам, нашим службам, викладачам і співробітникам, залишаючись при цьому фінансово стабільним. Я вважаю, що ми досягли наших цілей, усунувши бюджетний дефіцит.

З найкращими побажаннями,

Тім

Шановні колеги,

Оскільки Covid-19 впливає на всю нашу роботу та життя, ми продовжуватимемо інформувати вас про вплив на коледж. Тим часом ми продовжуємо нашу роботу над бюджетним процесом і знаходимося на етапі рекомендованого підвищення плати за навчання та плати, скорочення бюджету, запитів на планування підрозділів та заповнення вакантних посад викладачів. Станом на минулий тиждень у нас був дефіцит бюджету на 4.88 млн доларів. Нижче наведено рішення Ради освіти та рекомендації Виконавчої групи щодо усунення цієї прогалини.

НАВЧАННЯ ТА ОПЛАТА

Команда Рада освіти 11 березня проголосували за впровадження наступного літнього терміну навчання та плати:

СКОРОЧЕННЯ БЮДЖЕТУ

Виконавча команда рекомендує такі скорочення бюджету:

ЗАПИТАННЯ НА ПЛАН ПЛАНУ

Виконавча команда також схвалила такі запити на план підрозділу:

ПОСАДИ ВИКЛАДАЧІВ

Виконавча команда рекомендує заповнити дев’ять з 11 вакантних посад.

Поєднання підвищення плати за навчання, скорочення бюджету та планування одиниць дозволяє коледжу збалансувати свій бюджет до 2022 фінансового року.

Коледж очікує отримати додаткову економію завдяки заохоченням за добровільне розлучення. Однак цю економію ще належить визначити, оскільки працівники мають подати повідомлення про намір до кінця березня.

ПРОЦЕС АПЕЛЯЦІЇ

Якщо є рекомендація щодо скорочення бюджету, з якою ви не згодні або яка, на вашу думку, матиме небажані/непередбачені наслідки, повідомте нам про це до 4 квітня. budget@clackamas.edu з описом пропозиції, чому ви її оскаржуєте, на кого вона вплине та можливі наслідки.

НАСТУПНІ КРОКИ

• 4 квітня – кінцевий термін подання апеляцій
• 6 квітня – розгляд апеляцій виконавчої команди
• 6 травня - Бюджетний комітет CCC розглядає бюджетну пропозицію
• 13 травня - Бюджетний комітет ТТС затверджує бюджетну пропозицію
• 24 червня - Рада освіти CCC приймає рішення щодо бюджету

Я хочу подякувати спільноті коледжу за вашу постійну участь і участь у бюджетному процесі цього року. Ми йдемо на жертви в багатьох сферах, знаходячи ефективність і стратегічно визначаючи пріоритети наших потреб. Це було непросто, особливо в світлі поширення COVID-19 і невідомого впливу, який це, безсумнівно, матиме на нашу реєстрацію та нашу здатність обслуговувати студентів.

Як завжди, якщо у вас виникнуть запитання або ви хочете поговорити зі мною про бюджет, дайте мені знати.

кращий,

Тім Кук

Шановні колеги,

Це нагадування про форуми бюджетних пропозицій, які заплановані на цей тиждень:

• 26 лютого - Бюджетний форум, 3-4 год, Harmony West, ауд. 120/130, вул. Harmony campus
• 27 лютого - Бюджетний форум, 10-11 ранку, ITC, аудиторія 203B, кампус Орегона

Це сесії, на яких розглядаються пропозиції щодо скорочення бюджету, ефективності та доходів, а також ставляться уточнюючі запитання.

У своєму повідомленні від 14 лютого я написав, що виконавча команда звузить список пропозицій, перш ніж надавати їх вам. Однак, після подальших роздумів, ми хочемо, щоб ваш внесок у всі пропозиції, які були розглянуті нашою Бюджетною консультативною групою (BAG). Додано пропозиції разом із описами, економією/доходом, впливом на рівень обслуговування та кількістю позицій, на які це впливає. Ви також можете знайти його нижче, у розділі «Бюджетні документи».

Не можете бути присутніми особисто? Ви можете приєднатися віддалено через Zoom. У кінці цього електронного листа можна знайти докладну інформацію про те, як приєднатися до зустрічі Zoom.

Крім того, ми створили онлайн-форму, де ви можете прокоментувати будь-яку або всі пропозиції. Натисніть тут для форми: https://www.surveymonkey.com/r/TMQH7D6

Форуми – це можливість поставити уточнюючі запитання щодо цих пропозицій, а опитування – можливість надати відгук щодо конкретних бюджетних пропозицій. Кінцевий термін подання відгуків – 5 березня до 4:XNUMX.

Виконавча команда візьме всі ваші відгуки та інформацію про навчання на засіданні ради з питань освіти 11 березня та звузить список пропозицій. Протягом тижня з 16 березня до весняних канікул триватиме апеляційний процес. Процес розгляду пропозицій про скорочення бюджету має завершитися в перший тиждень квітня.

Найближчі ключові дати:

• 6 березня – оновлення бюджету ради коледжу
• 10 березня - засідання Консультативної групи з питань бюджету
• 11 березня – Управління освіти затверджує графік навчання та оплати
• 16-29 березня – апеляційний процес
• 20 березня – оновлення бюджету ради коледжу

Офіційна пропозиція бюджету буде подана до бюджетного комітету CCC для обговорення 6 травня з повторним читанням і затвердженням 13 травня. Рада освіти прийме рішення щодо бюджету на своєму засіданні 24 червня.

Я хотів би подякувати спільноті коледжу за те, що вона залишалася залученою та вдумливою під час процесу скорочення бюджету. Наступні кілька тижнів будуть важкими, оскільки скорочення почнуть ставати реальністю, і нам потрібно буде приймати важкі рішення. Будь ласка, пам’ятайте про те, як цей процес може вплинути на ваших колег, і не забудьте подбати про себе.

З повагою,

Тім

Шановні колеги,

На засіданні ради освіти Clackamas Community College у середу рада отримала фінансовий прогноз і обговорила навчання та плату за наступний навчальний рік. Правлінню були надані наступні рекомендації:

• Навчання: (у штаті) Збільшити 8 доларів США за кредитну годину зі 103 доларів США поточного року до 111 доларів США на 2020-21 роки; без збільшення для за межами штату та за кордоном
• Загальний студентський внесок: збільшення з 2.50 доларів США за кредит до 3.00 доларів США за кредит
• Плата за студентські технології: підвищення з 5.50 доларів США за кредит до 6.00 доларів США за кредит
• Плата за обслуговування коледжу: збільшення з 28 доларів США за семестр до 30 доларів США за семестр

Підвищення плати за навчання на 8 доларів за кредит принесе 1.2 мільйона доларів. Рекомендацію щодо навчання було представлено членам Асоційованого студентського уряду під час їхньої щотижневої зустрічі цього тижня, а протягом наступних кількох тижнів планується проведення двох студентських форумів, щоб отримати додаткові відгуки студентів. Рекомендації щодо навчання та плати будуть включені до порядку денного Березневої ради освіти для прийняття остаточного рішення.

Щороку рада отримує багаторічний фінансовий прогноз, який допомагає коледжу розробити свій бюджет на наступний рік. Коли ми почали повідомляти про бюджет на початку цього року, вам сказали, що дефіцит становить близько 3 мільйонів доларів. Зі збільшенням витрат, пов’язаних із переговорними угодами, і зменшенням доходів від навчання цей розрив зріс до 4.89 мільйона доларів США за трирічний прогноз, який закінчується 2021-22 фінансовим роком.

Щоб усунути цю прогалину, ми продовжуємо роботу над процесом скорочення бюджету. У вівторок Консультативна група з питань бюджету (BAG) зібралася, щоб розглянути подані пропозиції щодо скорочення бюджету, ефективності та доходів. Кожна пропозиція оцінювалася за 12 категоріями, оцінюючи відчутний вплив у різних сферах, таких як успішність студентів, безпека, зовнішні партнери, а також різноманітність, справедливість та залучення, щоб назвати декілька.

Наступного тижня виконавча команда перегляне ці рейтинги та звузить список пропозицій. Потім цей список буде передано спільноті коледжу для вашого внеску. Будь ласка, візьміть участь у бюджетних форумах 26 та 27 лютого, де ми розглянемо пропозиції. Для тих, хто не зможе відвідати форуми, буде можливість взяти участь через онлайн-опитування.

Ми також беремо участь у процесі аналізу навчальних програм. Процес цього аналізу та критерії були завершені Радою президентів і Радою коледжу. У лютому та березні ми поділимося елементами цього процесу, включаючи фінансовий аналіз програм і предметних галузей, а також проект методу оцінки програм на основі критеріїв, які ми завершили.

Найближчі ключові дати:

• 25 лютого - Аналіз витрат на академічні програми, запитання та відповіді, 3-4:30, аудиторія McLoughlin
• 26 лютого - Бюджетний форум, 3-4 год, Harmony West, ауд. 120/130, вул. Harmony campus
• 27 лютого - Бюджетний форум, 10-11 ранку, ITC, аудиторія 203B, кампус Орегона
• 6 березня – оновлення бюджету ради коледжу
• 10 березня - засідання Консультативної групи з питань бюджету
• 13 березня – Управління освіти затверджує розклад плати за навчання та оновлення фінансового прогнозу
• 20 березня – оновлення бюджету ради коледжу

Це непроста робота, і легких рішень не буває. Ми не можемо ані вимагати від наших студентів нести тягар усього дефіциту бюджету, ані коледж не може покрити дефіцит без суттєвого впливу на успішність студентів. Нам потрібно знайти правильне поєднання підвищення плати за навчання та збалансування бюджету. Для отримання додаткової інформації щодо процесу скорочення бюджету відвідайте www.clackamas.edu/budget-process або електронною поштою budget@clackamas.edu.

Я ще раз дякую всім за роботу над цим процесом і прошу вашої подальшої участі. Я впевнений, що ми разом впораємося з цим викликом і рухатимемося вперед в інтересах успіху студентів.

З найкращими побажаннями,

Тім

• Фінансовий прогноз
• Навчання та збори

Шановні колеги з Clackamas Community College!

Дякуємо всім за те, що приділили час і енергію цьомурічному процесу факультетського форуму. Рішення щодо затверджених посад включали вдумливі погляди викладачів, персоналу та адміністраторів протягом усього процесу Форуму.

Графік процесу:

ЛИСТ. ЧЕРЕЗ ГРУД. 2019 рік

• Матеріали були заздалегідь розміщені на онлайн-форумі за допомогою сайту Moodle.
• Онлайн-форум був доступний з 26 листопада до 6 грудня.
• Очний форум відбувся 6 грудня.
• Інструмент опитування, доступний на онлайн-форумі, використовувався для збору відгуків до 16 грудня.

ГРУДНЯ ДО СЬОГОДНІ

• Очні професорсько-викладацький склад та наставницькі декани ознайомилися з результатами опитування.
• Керівництво штатного факультету зустрілося з деканами навчальних закладів для консультацій щодо пріоритетності запитаних посад.
• Декани спілкувалися з керівниками кафедр щодо затверджених посад.

Було 11 викладачів, які вийшли на пенсію або залишили коледж, і 17 запропонованих посад викладачів, висунутих академічними відділами. Через поточну бюджетну ситуацію цьогорічний процес відрізнятиметься від попередніх кількох років.

Переглядаючи наш співвідношення штатних викладачів і штатних викладачів, за контрактом коледж зобов’язаний заповнити щонайменше дев’ять (вісім) викладачів. Переглянувши опитування факультетського форуму та дані про зарахування, керівництво факультету та декани викладацької та студентської служб дійшли згоди щодо тих дев’яти посад викладачів, які будуть заповнені, а також щодо пріоритетності решти восьми посад. Ми оголошуємо вакансії, які можуть бути заповнені зараз, навіть якщо вакансій може бути більше, щоб якомога швидше розпочати процес найму.

НАСТУПНІ КРОКИ

Ми просимо Бюджетну консультативну групу (BAG), до складу якої входять штатні викладачі, позаштатні викладачі, класифіковані працівники, адміністративні працівники та пов’язані студентські уряди, надати відгук про те, скільки ще посад викладачів потрібно профінансувати. Тобто ми заповнимо дев’ять посад викладачів і запитаємо BAG, скільки ще посад (якщо такі є) має заповнити коледж із 3 запитаних посад викладачів, враховуючи поточні бюджетні обмеження.

Якщо виконавча команда за відгуками від BAG схвалить більше дев’яти посад, ми заповнимо посади на основі пріоритетів, узгоджених керівництвом факультету, деканами відділів навчання та студентських служб.

Нарешті, ми також перебуваємо в розпалі академічної програми та аналізу скорочення та ліквідації навчальної програми. Якщо результат аналізу призведе до ліквідації посади, і ця посада була б заповнена на основі списку пріоритетів, ми перейдемо до наступної запропонованої посади викладача в списку.

Через зміни в процедурі цього року я, декани та керівники факультетів проведемо відкритий форум у понеділок, 3 лютого, опівдні в Gregory Forum A, щоб відповісти на будь-які запитання щодо процесу.

РЕЗУЛЬТАТ

Затверджено на відкриття 2020-21, в алфавітному порядку:

• Авто зіткнення
• Біологія
• Кримінальне правосуддя та соціальні служби
• Стоматологічний помічник
• Економіка
• Екологія
• Manufacturing
• Помічник лікаря
• Помічник по догляду

Пріоритетний список посад, які ще можуть бути заповнені в очікуванні відгуку BAG та процесу скорочення/виключення з академічного рівня:

• Library
• Політологія
• філософія
• Розвиваюче читання/письмо
• Навчальна підтримка та професійний розвиток
• Маркетинг
• Теорія музики
• Координатор складу

Дякуємо всім, хто брав участь і сприяв цьому процесу!

Оновлено 29 січня 2020 р.:

• Процес скорочення/скасування академічної програми
• Результати опитування факультетського форуму

Шановні колеги,

Оскільки зараз триває зимовий семестр, ми продовжуємо нашу роботу, щоб закрити дефіцит бюджету коледжу в 3 мільйони доларів на 2020-21 роки. Нагадуємо, що наше фінансування відбувається з трьох джерел: навчання, податок на майно та держава. Податки на майно залишаються відносно постійним джерелом доходу, фінансування з боку держави все ще недостатньо для підтримки поточного рівня обслуговування, а Рада освіти CCC вважає пріоритетом збереження доступності навчання для наших студентів.

Разом зі збільшенням впливу на PERS, збільшенням витрат, пов’язаних із проектами облігацій, і очікуваним підвищенням зарплат і виплат співробітникам, ми просто не можемо збалансувати наш бюджет, не визначивши певних скорочень. Останні три роки ми використовували резерви для збалансування бюджету. Ці резерви скоротилися з 15.9 мільйона доларів до 3.7 мільйона доларів, що становить 77% виснаження резервів лише за три роки.

Цієї осені ми запитали у вас пропозиції про те, як ми можемо скоротити наш бюджет, знайти ефективність і створити нові джерела доходу. Загалом ми отримали близько 25 пропозицій та багато ідей. Тепер ми готові розпочати наступний етап процесу скорочення бюджету, розглянувши пропозиції та запросивши внесок у спільноти коледжу.

У рамках процесу скорочення бюджету ми також переглядаємо всі навчальні програми, щоб визначити, чи потрібно нам скорочувати чи скасувати якусь із них. Ми використовуємо комплексний набір критеріїв, включаючи фінансові критерії та критерії, пов’язані з місією, щоб переконатися, що будь-які рішення, які ми приймаємо, є найкращими для коледжу. Ми продовжуватимемо консультуватися з викладачами та співробітниками щодо кожного етапу цього процесу.

Ось хронологія ключових дат і кілька можливостей бути зацікавленими та бути в курсі.

Ключові дати до березня:

• 9 січня - Рада освіти затвердила бюджетні принципи та припущення на розробку бюджету на 2020-21 рр
• 13-14 січня – керівництво коледжу обговорює пропозиції щодо бюджету
• 28 січня - Консультативна група з питань бюджету (BAG) розглядає запити на бюджет плану підрозділу, рубрику бюджетної пропозиції, а також навчання та плату
• 11 лютого – BAG застосує рубрику до пропозицій щодо бюджету та перегляне процес скорочення чи скасування академічної програми
• 12 лютого - Рада освіти проводить перше читання плати за навчання та плати за навчання на 2020-21 роки
• 25 лютого – Презентація аналізу витрат на академічні програми з можливістю обговорення
• Середина лютого-середина березня – процес бюджетних апеляцій
• Березень – Аналіз академічних програм на предмет скорочення або виключення надається зацікавленим сторонам
• 13 березня – Оновлення прогнозу бюджету, і Рада освіти затверджує розклад оплати за навчання

Можливості залучення до березня:

• 17 січня – Оновлення бюджету ради коледжу, включаючи перегляд критеріїв і процесу скорочення або скасування академічної програми
• 21 січня - запитання та відповіді щодо бюджету, 3-4, Harmony West, кімната 172, Harmony campus
• 22 січня – питання та відповіді щодо бюджету, 2:3–XNUMX:XNUMX, Gregory Forum, кампус міста Орегон
• 7 лютого – оновлення бюджету ради коледжу
• 21 лютого – оновлення бюджету ради коледжу
• 25 лютого – презентація аналізу витрат на академічні програми з можливістю обговорення
• 26 лютого - Бюджетний форум, 3-4, Harmony West, ауд. 120/130, вул. Harmony campus
• 27 лютого - Бюджетний форум, 10-11 ранку, ITC, аудиторія 203B, кампус Орегона
• 6 березня – оновлення бюджету ради коледжу
• 20 березня – оновлення бюджету ради коледжу

Щоб переглянути план комунікації/залучення бюджетного процесу, натисніть тут. Для отримання додаткової інформації про бюджетний процес відвідайте www.clackamas.edu/budget-process.

Я вдячний тим, хто брав участь у цьому складному процесі, і закликаю всіх продовжувати брати участь. Я продовжуватиму оновлювати бюджет протягом цього процесу, щоб допомогти інформувати спільноту коледжу. Як завжди, мої двері відкриті для всіх, хто хоче поговорити про бюджет і дефіцит.

У листопаді віце-президент з навчання та обслуговування студентів Девід Плоткін провів два відкриті форуми для обговорення критеріїв і процесу аналізу скорочення/скасування академічної програми. Під час цих сесій учасникам було сказано, що для збору відгуків буде надіслано просте опитування з двома відкритими запитаннями. Ось посилання на опитування:

https://www.surveymonkey.com/r/6C2NGZW

Нижче наведено посилання на дещо виправлену версію документа, який спочатку надіслав Девід Плоткін на основі відгуків, отриманих щодо процесу та часових рамок. Крім того, Девід Плоткін почув на тих сесіях кілька тем:

• Питання, що стосуються справедливості, повинні бути висвітлені в аналізі.
• Процес повинен залишатися прозорим.
• Представники викладачів і співробітників бажають взяти участь у складанні рубрики на основі критеріїв.
• Процес повинен бути обережним і обдуманим, не поспішаючи.

Якщо у вас є додаткові запитання, пропозиції чи сумніви, дайте відповідь на опитування. Ми зберемо відповіді та використаємо їх для коригування критеріїв і процесу. Девід Плоткін поділиться компіляцією відповідей, залишаючи за собою право редагувати будь-які відповіді, наприклад, якщо вони викликають окремих осіб або відділи.

Інші майбутні можливості:

• 10 грудня, 1:2–XNUMX:XNUMX, аудиторія McLoughlin: відкрита сесія з аналізом витрат на академічні програми.
• 11 грудня, 2-3:XNUMX, Громадська кімната Harmony: відкрита сесія з аналізом витрат на академічні програми.

ОНОВЛЕНО ЛЮТ. 11, 2020: Процес скорочення/скасування академічної програми

Щорічно Рада освіти CCC отримує багаторічний фінансовий прогноз, який закладає основу для розробки бюджету на наступний бюджетний рік. Рада отримала цей прогноз під час засідання 13 листопада 2019 року.

Прогноз показує приблизні результати, засновані на припущеннях щодо тенденцій доходів і витрат, і пояснює припущення щодо майбутніх дворічних періодів. Ця презентація надається для розуміння впливу на бюджет і вплине на розподіл ресурсів на майбутні бюджетні роки.

• Презентація бюджетного прогнозу, 13 листопада 2019 р

За прогнозами, коледж увійде в 2020-21 фінансовий рік з дефіцитом, який наступного року зросте до 3 мільйонів доларів.

Існує три фактори, які впливають на бюджет Clackamas Community College і викликають занепокоєння щодо здатності CCC виконувати майбутні фінансові зобов’язання:

• Обмежена бюджетна підтримка на державному рівні
• Зниження кількості студентів
• Збільшення витрат на PERS

Інші фактори, що сприяють цьому, включають роботу з дефіцитом протягом останніх трьох років і наявність одного з найнижчих ставок за навчання в штаті Орегон.

Ми знаємо, що використання одноразових коштів не дозволить стабільно вирішити поточні операційні дефіцити, і що 84% бюджету коледжу становлять персонал і співробітники, які є ключовими для постійного успіху CCC і успіху наших студентів.

Протягом 2019-20 навчального року коледж пройде інклюзивний і прозорий процес скорочення бюджету на 3 мільйони доларів.

Бюджетний процес

Масштаби та цілі

• Зменшити бюджет на 3 мільйони доларів США на фінансові роки 2020-22, залишаючись конкурентоспроможними та керованими місією
• Наскільки це можливо, збережіть існуючі пріоритети ради освіти та коледжу (див. нижче).
• Досягніть цього за допомогою стратегічних/цільових скорочень, підвищення ефективності та підвищення прибутку
• Етап протягом двох років
• Зберегти масштаб скорочення бюджету лише до загальних фондів, а не до коштів підприємств

Пріоритети

Пріоритети Ради освіти CCC на 2019-20 фінансовий рік:

• Керовані шляхи
  • Продовжити відповідне планування та впровадження
• Різноманітність та залучення (DEI)
  • Продовжити відповідне планування та впровадження
• Фінансова стійкість
  • Утримання студентів
  • Збільшення набору
  • Створення ефективності
  • приносить дохід
• Залучення громади

Стратегічні пріоритети фінансового року 2017-21:

• Готовність до коледжу: зміцнюйте партнерські відносини з навчальними програмами, навчанням і студентськими службами зі середніми школами в окрузі нашого коледжу, щоб підвищити готовність до Clackamas Community College.
• Фінансова стійкість: збільшити інституційні ресурси та потенціал для кращого виконання нашої місії.
• Академічні інновації та актуальність: Продовжуйте створювати загальний портфель високоякісних, актуальних, інноваційних і заснованих на фактах навчальних методів, програм, середовищ і моделей, щоб краще обслуговувати наших студентів і спільноту
• Керовані шляхи: студенти, які бажають отримати ступінь і сертифікат, матимуть чітко сформульовані керовані шляхи навчання та кар’єри, які базуються на заявлених намірах кожного студента.

Керівні принципи скорочення бюджету:

• Забезпечте достаток спілкування протягом усього процесу.
• Обережно підходьте до скорочення бюджету.
• Зведіть до мінімуму негативний вплив на успішність студентів, академічні успіхи, здоров’я та безпеку студентів і співробітників.
• Приймайте рішення на основі даних.
• Визначте розумну ефективність, де це можливо.
• Виховуйте у кожного працівника почуття відповідальності за фінансове управління CCC і фінансове управління.
• Забезпечити процес спільного управління.
• Забезпечте людям час для обробки, реакції та зважування.
• Поясніть, де приймаються рішення, а де перевіряються ідеї.
• Дбайте один про одного протягом цього процесу (наприклад, керуйте стресом і тривогою).

Критерії процесу скорочення бюджету

Цієї осені Кабінет керівництва коледжу та Консультативна група з питань бюджету встановили та узгодили наступні ключові критерії для оцінки ідей скорочення бюджету. Напрямки академічної програми будуть далі оцінюватися на основі рубрики, яка враховує різноманітні внутрішні та зовнішні фактори.

Як це скорочення бюджету конкретно та безпосередньо впливає на:

• Успіх студента?
• Академічні досягнення?
• Здоров'я та безпека студентів і працівників?
• Операції кампусу, такі як чистота та технічне обслуговування приміщень, територія та естетика будівлі чи комфортна температура в будівлі?
• Здатність персоналу та студентів отримувати технологічну підтримку?
• Операції коледжу, пов’язані з людськими ресурсами та бізнес-послугами?
• Стратегічні пріоритети коледжу та цілі освітньої ради?
• Набір і зарахування студентів?
• Потік доходів коледжу зараз чи в майбутньому?
• Поточні витрати на майбутні витрати, які будуть складені?
• Зусилля щодо взаємодії та партнерства з зовнішніми організаціями?
• Юридичні повноваження чи вимоги?
• Чи здатний коледж виконувати свою місію?

Цілі скорочення

CCC розробив цільові показники скорочення бюджету для коледжу, щоб досягти цільового скорочення загального бюджету на 3 мільйони доларів. Це лише цільові показники, і скорочення не будуть застосовані в усіх напрямках. CCC використовуватиме стратегічний підхід до скорочень, використовуючи наступні керівні принципи та критерії. Ці цілі призначені для створення відправної точки для ідей/концепцій скорочення.

Оцінка ідей скорочення бюджету

CCC оцінить ідеї скорочення бюджету, щоб зважити альтернативи та вивчити вплив послуг, фінансовий вплив і потенційні небажані наслідки. Коли коледж оцінює ідеї скорочення бюджету, ми розглядатимемо довгостроковий вплив здатності CCC виконувати свою місію, цілі та пріоритети.

CCC залучатиме спільний процес управління, за допомогою якого будь-який працівник коледжу може подавати ідеї скорочення бюджету, і вони будуть перевірятися багатьма групами. CCC збиратиме інформацію від усієї спільноти після того, як буде проведено початкову перевірку та звуження потенційних скорочень у Консультативній групі з питань бюджету, Кабінеті керівництва та виконавчій команді.

CCC забезпечить прозорість у процесі перевірки, наскільки це можливо, враховуючи потенційних працівників і вимоги колективних договорів.

Коледж не прийматиме анонімні ідеї щодо скорочення бюджету, оскільки подальші запитання потрібно направляти тим, хто подає ідеї щодо скорочення бюджету.

Короткострокові дії

Під час процесу скорочення бюджету коледж також шукатиме короткострокових дій для усунення бюджетного дефіциту. До них належать:

• Перевірка заповнення всіх вакантних або звільнених посад за допомогою існуючих процесів перевірки
• Продовження стратегічного плану управління зарахуванням
• Вивчення можливостей підвищення ефективності роботи
• Пошук альтернативних джерел доходу

Графік процесу

Нижче наведено схему процесу скорочення бюджету. Зверніть увагу, що деякі дати можуть змінюватися, і це не вичерпний список.

• Вересень
  • Розробити процес скорочення бюджету та включити його до графіка процесу розробки бюджету.
  • Надіслати повідомлення всьому персоналу після служби.
• жовтень
  • Керівництво Кабміну обговорює/затверджує критерії скорочення бюджету.
  • Перше засідання бюджетної консультативної групи (BAG) для перегляду/затвердження критеріїв.
  • Комунікація всього персоналу щодо огляду та контексту процесу скорочення бюджету.
  • Створіть шаблон для співробітників, щоб подавати та оцінювати ідеї.
• листопад-січень
  • Декани та виконавчі директори розглядають подані ідеї в межах своєї сфери нагляду та визначають пріоритетність пропозицій.
  • Ідеї ​​скорочення бюджету, які не стосуються одного декана чи виконавчого директора, будуть передані на обговорення в Кабінет керівництва.
  • Усі списки першочергових скорочень бюджету від деканів та виконавчих директорів підуть на обговорення в Кабінет керівництва.
  • Після Кабінету керівництва всі пріоритетні списки від деканів і виконавчих директорів надійдуть до виконавчої команди для остаточного рейтингу.
  • Департаменти, яких це стосується, отримають завчасне повідомлення про можливе скорочення.
• січня
  • BAG, Кабінет керівництва та виконавча команда переглядають рейтинг ідей скорочення бюджету, щоб звузити список.
• лютого
  • Надішліть повідомлення всьому персоналу та відкрийте форуми, щоб поділитися варіантами скорочення.
  • Поділіться варіантами скорочення бюджету на Раді коледжу, Раді президентів, Асоційованому студентському уряді та зустрічі віце-президентів.
  • За потреби спілкуйтеся з тими, хто подає ідеї щодо скорочення бюджету.
• березня
  • Зустріч BAG розглядатиме апеляції від суб’єктів скорочення бюджету або інших осіб, які не бажають бачити запропоноване авансове скорочення.
• квітня
  • Останній прогноз бюджету надходить до Управління освіти.
• Може
  • Надіслати всім співробітникам повідомлення про остаточні рішення про скорочення, а пропонований бюджет буде подано до Управління освіти.
• червень
  • Бюджет затверджує педагогічна рада.

Спільне управління

CCC використовуватиме принципи спільного управління для поширення та обміну інформацією зі спільнотою коледжу. Концепція спільного управління полягає в тому, щоб забезпечити участь персоналу та студентів у прийнятті рішень в атмосфері взаємної довіри та поваги. Метою спільного управління є досягнення рішень шляхом спільного процесу прийняття рішень.

Членство в консультативних групах та групах прийняття рішень

Консультативна група з питань бюджету:

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Синтія Різан, декан відділу технологій, прикладних наук і громадських послуг
• Джейсон Ковач, декан відділу інституційної ефективності та планування
• Сью Гоф, декан відділу мистецтв і наук
• Боб Кокран, декан Служби студентського містечка
• Діон Бейрд, декан служби інформаційних технологій
• Дарлін Гейгер, заступник декана відділу навчання та студентського обслуговування
• Дженніфер Андерсон, заступник декана відділу реєстрації та студентського обслуговування
• Джаретт Гілберт, заступник декана з технологій, прикладних наук і державних послуг і директор з медичних наук
• Шалі Ходжсон, заступник декана з технологій, прикладної науки та громадських послуг
• Ліза Рейнольдс, заступник декана відділу мистецтв і наук
• Катріна Бун, заступник декана, інституційна ефективність і планування
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Ліза Девідсон, виконавчий директор, зв’язки з бізнесом і промисловістю
• Том Сонофф, директор коледжу безпеки
• Адела Аргуелло, яка представляє Асоціацію викладачів повного робочого дня
• Леслі Орманді, президент Асоціації викладачів-заочників
• Келлі Лоуренс, співпрезидент Classified Association
• Андреа Чавайда, представник Classified Association
• Метт Гоф, президент адміністративно-конфіденційної групи
• Шейла Баак, представник Classified Association
• Дастін Дж. Бейтс, президент Асоціації викладачів повної зайнятості
• Джей Леук, представник Асоціації викладачів повного робочого дня
• Майкл Р. Прайс, який представляє Асоціацію викладачів неповного робочого дня

Кабінет керівництва:

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Синтія Різан, декан відділу технологій, прикладних наук і громадських послуг
• Джейсон Ковач, декан відділу інституційної ефективності та планування
• Сью Гоф, декан відділу мистецтв і наук
• Боб Кокран, декан Служби студентського містечка
• Діон Бейрд, декан служби інформаційних технологій
• Дарлін Гейгер, заступник декана відділу навчання та студентського обслуговування
• Дженніфер Андерсон, заступник декана відділу реєстрації та студентського обслуговування
• Джаретт Гілберт, заступник декана з технологій, прикладних наук і державних послуг і директор з медичних наук
• Шалі Ходжсон, заступник декана з технологій, прикладної науки та громадських послуг
• Ліза Рейнольдс, заступник декана відділу мистецтв і наук
• Катріна Бун, заступник декана, інституційна ефективність і планування
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Ліза Девідсон, виконавчий директор, зв’язки з бізнесом і промисловістю
• Том Сонофф, директор коледжу безпеки

Рада Президентів:

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Дастін Бейтс, президент Асоціації викладачів повного робочого дня
• Леслі Орманді, президент Асоціації викладачів-заочників
• Келлі Лоуренс, співпрезидент Classified Association
• Метт Гоф, президент адміністративно-конфіденційної групи
• Синтія Різан, голова ради коледжу

Керівна команда:

• Тім Кук, президент
• Алісса Махар, віце-президент відділу обслуговування коледжу
• Девід Плоткін, віце-президент з навчання та обслуговування студентів
• Джефф Шаффер, декан відділу бізнес-послуг
• Тара Шпрее, декан, академічні основи та зв’язки
• Меліса Річардсон, головний спеціаліст відділу кадрів
• Лорі Холл, виконавчий директор зі зв’язків із коледжами та маркетингу
• Джон Чанг, виконавчий директор Фонду

Бюджетні документи

• Прийнятий бюджет на 2019-20 рр
• Комплексний річний фінансовий звіт 2018-19
• Шаблон скорочення бюджету 2020-21
• Бюджетний комунікаційний план на 2020-21 рр
• Роздатковий матеріал бюджетного форуму

Шановні колеги,

Місія Clackamas Community College полягає в тому, щоб забезпечити доступну якісну освіту для громади. Це означає збереження доступності навчання та пропонування курсів і послуг, необхідних студентам. Як відомо, все це має певну ціну. На жаль, державне фінансування не встигає за інфляцією, а витрати, пов’язані з PERS, продовжують зростати. Це призвело до того, що останні три роки коледж працює з дефіцитом, за рахунок резервів збалансовує бюджет.

Як і багато інших коледжів по всьому штату, ми зараз зіткнулися з необхідністю скорочення бюджету. За прогнозами, CCC увійде в 2020-21 фінансовий рік з дефіцитом, який наступного року зросте до 3 мільйонів доларів.

Ми знаємо, що використання одноразових коштів (наприклад, відстрочка технічного обслуговування на рік) не дозволить стабільно вирішити поточні операційні дефіцити, і що 84% бюджету коледжу становлять персонал і працівники, які є ключовими для постійного успіху CCC і успіху нашого студентів. Таким чином, протягом 2019-20 навчального року коледж пройде інклюзивний і прозорий процес скорочення бюджету на 3 мільйони доларів.

Протягом цього року я прошу весь коледж взяти участь у цьому процесі. Цього семестру керівництво коледжу, виконавча команда та консультативна група з питань бюджету розробили список критеріїв для розгляду скорочення бюджету разом із керівними принципами. Тепер я прошу вас подати свої ідеї щодо скорочення бюджету, підвищення ефективності та збільшення прибутку, які потім будуть розглянуті деканами та виконавчими директорами, а потім керівництвом.

На початку наступного року спільнота коледжу матиме можливість висловити свою думку щодо скорочень, які розглядаються. Нарешті, освітня рада затвердить остаточний бюджет у червні.

Щоб розпочати процес, ми розробили цільові показники скорочення бюджету за підрозділами та асоційованими департаментами, щоб підвести коледж до загальної мети скорочення бюджету в 3 мільйони доларів. Природною реакцією в такий час є вказувати на інші відділи чи служби як на цілі скорочень. Я хочу підкреслити, що це лише цільові показники, і скорочення не будуть застосовані повсюдно. Будь ласка, будьте обдуманими у своїх пропозиціях і пам’ятайте, що те, що робить Clackamas чудовим місцем для роботи, це наша турбота один про одного. Ми будемо використовувати стратегічний підхід до скорочень за критеріями скорочення бюджету. Ці цільові обсяги скорочення призначені для створення відправної точки для ідей/концепцій скорочення.

Щоб подати свої рекомендації щодо скорочення бюджету, ефективності чи доходу, спершу перегляньте критерії на Веб-сторінка процесу скорочення бюджету, потім заповніть додається шаблон та надішліть його електронною поштою budget@clackamas.edu до 16 грудня. Ми вітаємо як широкі, так і вузькі ідеї.

Щоб проілюструвати масштаби запропонованого скорочення бюджету, нижче наведено приклад того, як могло б виглядати скорочення на 3 мільйони доларів, якби ці скорочення були повсюдними:

Під час цього процесу спілкування буде найважливішим. Будуть можливості дізнатися про процес і поділитися своїми ідеями та думками, включаючи бюджетні форуми, засідання ради коледжу, зустрічі Асоційованого студентського уряду, електронні листи для всіх співробітників і веб-сторінку, яка буде часто оновлюватися (ця веб-сторінка).

Сподіваюся, це оголошення не є несподіванкою, оскільки я говорив про наш фінансовий прогноз під час осіннього вступу в службу і згадував про це в своєму електронному листі для всього персоналу 24 вересня. Ми також розмовляли з асоціаціями на цю тему протягом усього переговорного процесу.

Хоча мені хотілося б, щоб ми не були в такій фінансовій ситуації, я з нетерпінням чекаю співпраці з коледжською спільнотою, щоб знайти рішення, витратити наші гроші та мислити стратегічно. Я впевнений, що ми знайдемо потрібну економію, щоб збалансувати наш бюджет, водночас забезпечуючи освіту та послуги, на які заслуговують наші студенти.

Якщо у вас є запитання чи сумніви щодо цього процесу, будь ласка, зв’яжіться з віце-президентом відділу обслуговування коледжу Алісою Махар за адресою 503-594-3009 or alissa.mahar@clackamas.edu.

З повагою,

Тім